Quando se trata de busca de documentos, diferentemente da pesquisa, relata que a pessoa sabe de todos os dados de seu antenato, inclusive, local de nascimento. Ou que ele já possui uma cópia do documento, com todos os dados como nome correto, data de nascimento, nome dos pais, igreja que foi batizado ou Comune (prefeituras da cidade) onde foi registrado.
Se esse for o caso, o requerente contrata um buscador de documentos para ir ao comune/igreja para solicitar a certidão. Esta situação é bem mais simples e barata, já que deverá arcar apenas com o serviço de busca e de envio dos documentos.
O buscador de documentos também é responsável por outro trabalho: o apostilamento. Este é solicitado muitas vezes nos casos de retificação judicial no Brasil.
Mas, se a pessoa possui apenas parcialmente os dados do antenato, se trata de uma pesquisa de documentos. Geralmente, a pessoa pode até ter o nome correto e alguns dados, mas não é o suficiente, pois não sabe o comune exato do nascimento do seu antenato. É recomendado que o solicitante pesquise sempre com os familiares mais próximos para obter o maior número de informações possíveis. Mas, com a falta de informações, é necessário uma pesquisa.
Para isso, se concluírem que os dados são bem incertos, é fundamental contratar um profissional que estuda por anos a origem dos sobrenomes, denominado genealogista. Ele estará qualificado para atender essa demanda e concluir a busca com exatidão.
Por essa complexidade de pesquisa, o preço cobrado aumenta, pois o serviço é maior e mais trabalhoso. Além do mais, existem pessoas que recomendam o envolvimento de dois profissionais: um para identificar o documento e outro que busca e envia ao requerente. Este trabalho pode levar anos.
E, se por acaso, o solicitante necessita de uma certidão ou registro emitida entre 1800 a 1899, ele vai encontrar uma grande dificuldade. Isso porque a Itália é dividida em 20 regiões, cada uma com sua província, no total, 93. Ou seja, se ele não sabe qual a região, a pesquisa abrangeria em mais de 7000 cidades italianas, sendo quase impossível localizar o registro. Fora isso, as pesquisas também incluem igrejas, à procura de registro de batismo, com isso, o número aumenta para, em média, 24000 igrejas.
Por isso, para ter pelo menos uma esperança de êxito, é necessário saber a província em que o italiano nasceu.